SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

www.unas.ac.id

Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.

TUJUAN UMUMA

a.       Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.

b.      Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.

c.       Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.

Ketiga tujuan tersebut menunjukkan bahwa manajer dan pengguna lainnya perlu memiliki akses ke informasi akuntansi manajemen dan mengetahui bagaimana cara menggunakannya. Informasi akuntansi manajemen dapat membantu mereka mengidentifikasi suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja (informasi akuntansi dibutuhkan dam dipergunakan dalam semua tahap manajemen, termasuk perencanaan, pengendalian dan pengambilan keputusan).

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen didefinisikan sebagai aktivitas-aktivitas:

a.      Perencanaan, formulasi terinci untuk mencapai suatu tujuan akhir tertentu adalah aktivitas manajemen yang disebut perencanaan. Oleh karenanya, perencanaan mensyaratkan penetapan tujuan dan identifikasi metode untuk mencapai tujuan tersebut.

b.      Pengendalian, perencanaan hanyalah setengah dari peretempuran. Setelah suatu rencana dibuat, rencana tersebut harus diimplementasikan, dan manajer serta pekerja harus memonitor pelaksanaannya untuk memastikan rencana tersebut berjalan sebagaimana mestinya. Aktivitas manajerial untuk memonitor pelaksanaan rencana dan melakukan tindakan korektif sesuai kebutuhan, disebut kebutuhan.

c.       Pengambilan Keputusan, proses pemilihan di antara berbagai alternative disebut dengan proses pengambilan keputusan. Fungsi manajerial ini merupakan jalinan antara perencanaan dan pengendalian. Manajer harus memilih di antara beberapa tujuan dan metode untuk melaksanakan tujuan yang dipilih. Hanya satu dari beberapa rencana yang dapat dipilih. Komentar serupa dapat dibuat berkenaan dengan fungsi pengendalian.

Menurut Francisco Proses Manajemen adalah suatu proses Penukaran terhadap nilai dan jasa

BAGIAN

SIM merupakan kumpulan dari sistem informasi:

a.     Sistem informasi akuntansi (accounting information systems), menyediakan informasi dan transaksi keuangan.

b.     Sistem informasi pemasaran (marketing information systems), menyediakan informasi untuk penjualan, promosi penjualan, kegiatan-kegiatan pemasaran, kegiatan-kegiatan penelitian pasar dan lain sebagainya yang berhubungan dengan pemasaran.

c.     Sistem informasi manajemen persediaan (inventory management information systems).

d,     Sistem informasi personalia (personal information systems).

e.     Sistem informasi distribusi (distribution information systems).

f.      Sistem informasi pembelian (purchasing information systems).

g.     Sistem informasi kekayaan (treasury information systems).

h.     Sistem informasi analisis kredit (credit analysis information systems).

i.      Sistem informasi penelitian dan pengembangan (research and development information systems).

j.      Sistem informasi analisis software

k.     Sistem informasi teknik (engineering information systems).

l.      Sistem informasi Rumah Sakit (Hospital information systems).

Banyak organisasi yang ingin membangun sistem Informasi Manajemennya sendiri, dan telah menyediakan dana yang cukup, tetapi ternyata usaha tersebut sering kali gagal. Penyebabnya antara lain ialah: struktur organisasi keseluruhan yang kurang wajar, rencana organisasi keseluruhan yang belum memadai, personil sistem yang tidak memadai, dan yang terpenting adalah kurangnya partisipasi manajemen dalam bentuk keikutsertaan para manajer dalam merancang sistem, mengendalikan upaya pengembangan sistem dan memotivasi seluruh personil yang terlibat.

Sebelum membahas konsep sistem Informasi Manajemen lebih lanjut, berikut ini akan diberikan definisi ringkas dan formal dari sistem Informasi Manajemen yaitu: “serangkaian sub-sistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi yang secara rasional mampu menstransformasikan data sehingga menjadi informasi dengan berbagai cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer”.

Dari definisi tersebut ada beberapa point yang perlu diuraikan lebih lanjut:

a. Sistem Informasi Manajemen memiliki sub-sitem informasi. Sistem Informasi Manajemen adalah serangkaian sub-sistem, dimana sub-sistem tersebut mendukung tercapainya sasaran Sistem Informasi Manajemen dan organisasi sebagian dari sub-sistem berperan hanya dalam satu kegiatan atau lapisan manajemen, sementara yang lainya berperan ganda.

b. Sistem Informasi Manajemen adalah menyeluruh.

Sebuah Sistem Informasi Manajemen mencakup sistem informasi formal maupun informal baik yang manual maupun berkomputer. Komponen yang terpenting dalam Sistem Informasi Manajemen adalah manajer yang pikirannya akan memproses dan menyebarkan informasi secara berinteraksi dengan elemen-elemen lain dari Sistem Informasi Manajemen.

c. Sistem Informasi Manajemen adalah terkoordinasi.

Sistem Informasi Manajemen di koordinasikan secara terpusat untuk menjamamin bahwa data yang di proses dapat di operasikan secara terencana dan terkoordinasi. Semuanya untuk menjamin bahwa informasi melewati dan menuju sub-sistem yang diperlukan, serta menjamin bahwa sistem informasi bekerja secara efisien.

d. Sistem Informasi Manajemen terintegrasi secara rasional.

Sub-sistem dalam Sistem Informasi Manajemen adalah terintegrasi (terpadu) sehingga kegiatan dari masing-masing saling berkaitaan satu dengan yang lainnya, integrasi ini dilakukan terutama dengan melewatkan data diantara sub-sistem tersebut.

e. Sistem Informasi Manajemen mentransformasikan data kedalam informasi. Apabila data diolah dan berguna bagi manajer untuk tujuan tertentu, maka ia akan menjadi informasi.

f. Sistem Informasi Manajemen meningkatkan produktivitas.

Sistem Informasi Manajemen dengan berbagai cara mampu meningkatkan produktivitas, antara lain: dengan kemampuan melaksanakan tugas rutin seperti penyajian dokumen dengan efisien, mampu memberikan layanan bagi organisasi intern dan ekstern, serta mampu meningkatkan kemampuan manajer untuk mengatasi masalah-masalah yang tidak terduga.

g. Sistem Informasi Manajemen sesuai dengan gaya manajer Sistem Informasi Manajemen dikembangkan lewat pengenalan atas sifat dan gaya manajerial dari personil yang akan menggunakannya. Para perancang sistem apabila akan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen hendaknya mempertimbangkan faktor manusiawi dengan cermat. Apabila tidak demikian, maka sistem yang dihasilkan tidak efektif.

Secara teoritis, komputer bukanlah persyarat mutlak bagi sebuah Sistem Informasi Manajemen, namun dalam praktek agaknya menjadi suatu

kepercayaan bahwa Sistem Informasi Manajemen yang baik tidak akan berjalan lancar tanpa bantuan kemampuan sebuah komputer.

A. Unsur-unsur Sistem Informasi.

Semua sistem Informasi memiliki 3 (tiga) unsur atau kegiatan utama, yaitu :

1.Menerima data sebagai masukan ( input)

2.Memproses data dengan melakukan perhitungan, penggabungan unsur data, pemutakhiran perkiraan dan lain-lain.

3. Memperoleh informasi sebagai keluaran (output).

Prinsip ini berlaku baik untuk sistem informasi manual, elektromekanis maupun komputer.

Data Informasi

Input output

Secara sederhana dapat dikatakan bahwa sebuah sistem informasi dan memproses data, dan kemudian mengubahnya menjadi informasi.

B. Sistem Informasi Pemrosesan Transaksi.

Transaksi luar : Dokumen:

- Penjualan tunai

- Tagihan pelanggan

- Penjualan kredit

- Check gaji

- Pembelian

- Check pembayaran hutang

- Pembayaran tunai

- Check deviden

- dan lain-lain

Transaksi Internal: Laporan Operasi:

- Kartu absen pegawai

- Penggunaan bahan dan persediaan

- Pesanan barang

- Ringkasan penjualan

- penyusutan dan penyesuaian

- Akuntansi tagihan kadaluarsa

- Koreksi kesalahaan

- Laporan keuangan

Gambar diatas menunjukan sistem pengolahan data yang tugas utamanya memproses transaksi, khususnya pada tingkat operasional. Gambar tersebut menunjukan berbagai input transaksi yang berasal dari 2 (dua) sumber, yaitu: dari luar dan dalam organisasi. Dari luar organisasi artinya berasal dari: pelanggan dan supplier. Setiap peristiwa internal yang dicatat oleh sistem informasi dianggap sebagai transaksi internal, misalnya: pemakaian bahan untuk pemrosesan, penyusutaan peralatan, perubahan alamat pegawai dan lain-lain.

C. Tugas utama Sistem Informasi Organisasi.

Setiap organisasi memiliki beberapa tugas yang harus dikelola sedemikian rupa sehingga organisasi yang berhasil mencapai seluruh sasaran yang telah ditetapkan, bahkan juga berhasil mempertahankan kelangsungan hidupnya. Pada dasarnya setiap organisasi memiliki 3 (tiga) hingga 7 (tujuh) tugas utama yang disebut sebagai "faktor-faktor krisis keberhasilan" (critical success faktors). Hal ini biasanya ditentukan oleh sifat lingkungan organisasi dan sifat industri dimana organisasi merupakan bagian dari industri tersebut. Contoh tugas utama dari organisasi adalah:

1. Untuk pengendalian biaya, dimana jika biaya naik maka harga akan naik sehingga permintaan menurun.

2. Dalam kasus untuk perusahaan yang membuat busana, rancangan busana dan pengendalian persediaan menentukan keberhasilan suatu produk. Bila persediaan berlebihan dan kemudian mode telah berubah, akibatnya tidak bisa dijual dengan harga yang layak.

3. Dalam kasus untuk perusahaan industri mobil, dimana selain pengendalian biaya pruduksi maka tugas utamanya adalah: menjaga hubungan baik dengan para penyalur, menjaga mutu dan kehandalan serta hemat bahan bakar dari produk yang dihasilkan

4. Sebagian besar tugas utama bersifat silang fungsional misalnya dalam penetapan harga produk. Harga produk dapat ditetapkan dengan berbagai cara:

- mempertimbangkan biaya pruduksi

- mempertimbangkan biaya administrasi

- mempertimbangkan harga dan kebijakan harga saingan.

Informasi tersebut berasal dari berbagi fungsi yang berbeda, bukan hanya berasal dari fungsi pemasaran, bahkan juga berasal dari luar organisasi.

5. Dalam kasus untuk perusahaan padat informasi; maka tugas utamanya adalah menetapkan dan menjaga sistem informasi agar tetap berjalan baik. Contoh dari perusahaan padat informasi ialah: perusahaan penerbangan, dimana ketersediaan informasi sangat penting artinya bagi pengelolaan tugas lainnya. Misalnya kasus diperusahaan penerbangan yang tugas utama pembukuan penumpang dari masing-masing penerbangan berlangsung di berbagai lokasi yang tersebar pada jarak ribuan kilometer, diperlukan sistem informasi berkomputer untuk menentukan status penerbangan serta untuk menetapkan pesanan tempat duduk pada setiap penerbangan.

D. Integrasi Sistem Informasi

Pengintegrasian sistem informasi merupakan salah satu konsep kunci dari sistem Informasi Manajemen. Berbagi sistem dapat saling berhubungan satu dengan yang lain dengan berbagai cara yang sesuai dengan keperluannya. Aliran informasi diantara sistem sangat bermanfaat bila data dalam file suatu sistem diperlukan juga oleh sistem yang lainnya, atau output suatu sistem menjadi input bagi sistem lainnya.

Secara manual juga dapat dicapai suatu integrasi tertentu, misalnya data dari satu bagian dibawa kebagian lain, dan oleh petugas administrasi data tersebut digabung dengan data dari sistem yang lain. Jadi kalau secara manual maka derajat integrasinya menjadi tinggi.

Keuntungan utama dari integrasi sistem informasi adalah membaiknya arus informsi dalam sebuah organisasi. Suatu pelaporan biasanya memang memerlukan waktu, namun demikian akan semakin banyak informasi yang relevan dalam kegiatan manajerial yang dapat diperoleh bila diperlukan. Keuntungan ini merupakan alasan yang kuat untuk mengutamakan (mengunggulkan) sistem informsi terintegrasi karena tujuan utama dari sistem informasi adalah memberikan informasi yang benar pada saat yang tepat.

Keuntungan lain dari pengintegrasian sistem adalah sifatnya yang mendorong manajer untuk membagikan (mengkomunikasikan) informasi yang dihasilkan oleh departemen (bagian) nya agar secara rutin mengalir ke sistem lain yang memerlukannya. Informasi ini kemudian digunakan lebih luas untuk membantu organisasi.

E. Interaksi antara Manajer dan Mesin.

Data dari sebuah organisasi tidak akan menjadi informasi sebelum dikomunikasikan dalam bentuk yang bermanfaat bagi personil organisasi yang memerlukannya. Komunikasi ini berlangsung dalam interaksi antara manajer/manusia dengan mesin/komputer. Pengertian dari interaksi manajer dan komputer adalah dimana sistem komputer memberikan informasi kepada manajer atau dimana manajer memberikan data kepada sistem komputer.

Ada beberapa sistem pengolahan data yang tidak berhasil dikembangkan dalam Sistem Informasi Manajemen karena tidak dikembangkannya interaksi manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer, sehingga manajer dan komputer tidak dapat saling berkomunikasi secara efektif.

Ada 2 (dua) sebab utama kekurangan dari pengolah data (komputer) yaitu :

1. Sistem analis dan programer tidak (kurang) memiliki pemahaman tentang proses manajemen organisasi, sehingga akhirnya tidak mampu menjalin sistem informasi yang diperlukan organisasi.

2. Ketidakmampuan untuk memahami cara berpikir manusia dalam memproses data, dengan akibat bahwa hasil program komputer tidak memproses data sebagaimana yang dikehendaki oleh manajer, sehingga tidak mampu berkomunikasi efektif dengan manajer.

Penilaian informasi adalah bentuk lain interaksi antara manajer dan mesin, merupakan hal yang biasa bagi tenaga teknisi dan administrasi untuk mengambil data dari sistem komputer lewat terminal komputer, namun bagi manajer hal demikian tidaklah biasa Manajer sering memerlukan tambahan rincian tentang masalah khusus, seperti rincian tentang varian anggaran untuk tenaga kerja pabrik.

Komunikasi manajer dan mesin yang lebih jauh adalah interaksi berkesinambungan antara manajer dan file komputer. Seorang manajer mungkin akan memulai berdialog dengan banyak sistem komputer dengan memberitahukan jenis data khusus yang dicari, misalnya data tentang umur produk. Komputer kemudian akan menjawab dengan serangkaian pertanyaan yang mengarah pada data tentang umur produk apa yang diperlukan, atau komputer mungkin akan memberikan informasi umur produk yang telah ada dalam sistem.

Bentuk terakhir dari interaksi manajer dan mesin adalah pelibatan rnanajer dalam perancang sistem informasi untuk digunakan sendiri dengan cara menulis program komputer sederhana lewat terminal mereka. Misalnya apabila penjualan disuatu wilayah meragukan karena tidak adanya alasan, maka manajer pemasaran mungkin akan menggunakan terminal komputernya untuk menulis beberapa program perintah yang akan mengeluarkan data penjualan serta menganalisisnya sesuai dengan kegiatan para wiraniaganya, jenis produk, jenis pelanggan dengan tujuan untuk penyebab masalahnya. Kini telah ada sistem perangkat lunak yang bersifat bahasa bertanya (Query Language) yang dapat di tambahkan pada sebahagian besar komputer sehingga memungkinkan jenis kegiatan manajerial yang demikian.

“Jarak Sosial" antara manajer dan sistem komputer juga merupakan masalah interaksi manajer dan mesin. Memang akan ada jarak sosial antara manajer dan mesin yang memiliki pola pikir pengalaman dan titik kehidupan yang berbeda, dan ini akan menghambat komunikasi. Walau demikian apabila manajer dan sistem komputer mencoba berkomunikasi, maka pihak manajerlah yang harus melakukan upaya menyesuaikan diri, yaitu dalam bentuk "percakapan" dengan komputer yang harus dilakukan lewat format tertentu. Biasanya pedoman penggunaan (user manual) komputer menawarkan bantuan teknis bagi manajer yang memerlukannya untuk memahami hambatan komunikasi, tetapi hal ini memerlukan waktu bagi manajer untuk berinteraksi dengan sistem. "Tutorial" program komputer yang membantu dan mendidik manajer dengan memberikan saran bermanfaat dalam bentuk koreksi atas kesalahan (error) komunikasi akan dapat mengurangi jarak sosial.

Dimensi lain. dari masalah manajer dalam upaya berkomunikasi dengan sistem komputer adalah bahwa manajer mengetahui informasi apa yang diperlukan tetapi tidak mengetahui dimana lokasinya. Setelah lewat beberapa kali pencarian yang menghabiskan waktu atas data dalam sistem komputer, biasanya manajer akan berhenti mencoba berinteraksi langsung dengan sistem. Keadaan demikian kini dapat teratasi karena semakin banyak sistem yang membantu manajer menemukan lokasi lnformasi yang diperlukannya.

Kecenderungan utama dalam pengembangan sistem tampaknya bermuara besar pada kemudahan bagi manajer untuk berkomunikasi dengan komputer, yakni penggunaan "bahasa produktivitas" yang seringkali juga disebut dengan "bahasa non-prosedural" atau apabila digunakan manajer maka disebut sebagai "bahasa penopang keputusan manajerial". Bahasa produktivitas adalah bahasa komputer yang dikembangkan khusus, yang memungkinkan peningkatan produktivitas pemrograman. Bahasa ini mudah dipelajari dan diterima oleh manajer sebagai pengguna untuk keperluan mereka. Menggunakan bahasa demikian akan membuat manajer mampu berinteraksi secara efisien.

Bahasa produktivitas kini menjadi "penjaga" dari era baru. Secara tradisional, program untuk pengolahan gaji (payroll), akuntansi biaya dan lain-lain telah disiapkan dan dimodifikasi oleh programmer dalam departemen pengolahan data. Tetapi dewasa ini, periode menunggu untuk program baru serta penyesuaian (modifikasi) program seperti yang diminta pengguna masih memerlukan waktu yang relatif lama, hal ini disebabkan masih sedikitnya tenaga programmer yang terampil. Alternatif yang banyak dipilih kelompok pengguna adalah mengembangkan program aplikasi lewat cara menguasai bahasa produktivitas, misalnya dengan jalan mengikuti pelatihan tentang bagaimana menggunakan program yang bersangkutan.

Sistem informasi dari suatu organisasi tidak akan pernah dapat diotomatisasikan sepenuhnya atau menyeluruh. Namun demikian suatu sistem informasi manajemen sangat mungkin dan praktis apabila didasarkan pada rencana keseluruhan yang bagus serta dikembangkan oleh personil sistem yang terlatih, untuk itu diperlukan partisipasi manajemen dan sumber keuangan yang memadai.